Руководство для начинающих по Microsoft Outlook

Microsoft Office, который часто имитируют, но никогда полностью не копируют, на протяжении многих лет является лидером среди пакетов повышения производительности. Word и Excel повсеместно распространены в американских офисах, а PowerPoint предоставил деловым встречам по всему миру совершенно новый способ общения с помощью анимированных слайд-шоу, которые можно разослать кому угодно, прикрепив их к электронному письму в другом продукте Office, Outlook.

Microsoft Outlook больше, чем программа электронной почты, может отслеживать ваши сообщения и расписание, а также координировать их со списком контактов. Вы можете запланировать собрание, разослать приглашения, создать список участников из ответов и отправить собрание непосредственно в их календари. Он даже предлагает липкие заметки, которые вы можете написать себе и оставить на рабочем столе. В этой статье мы расскажем об основных возможностях Outlook, чтобы вы могли максимально эффективно использовать это культовое программное обеспечение.

Что такое Outlook?

Microsoft Outlook известен прежде всего как программа для работы с электронной почтой, но он также имеет надежную функцию календаря, управление задачами (расширенный список дел) и список контактов. Где Outlook действительно сияет, так это в координации всех этих функций. Вы можете, например, поставить задачу и назначить ее кому-то другому, и соответствующая кнопка откроет окно электронной почты, чтобы вы могли уведомить их об их назначении, с предварительно заполненным адресом электронной почты, темой и вашей подписью.

Outlook позволяет вам организовать встречу с людьми в вашем офисе, используя электронную почту с кнопками ответа, и они могут ответить одним щелчком мыши, независимо от того, будут ли они присутствовать. Затем Outlook поместит встречу в календарь всех, кто ответил положительно. Каждая функция Outlook синхронизируется со всеми остальными. Вот почему большинству людей, использующих Outlook, не требуется никакое другое программное обеспечение для координации их повседневной деятельности.

Способы доступа к Outlook

Это особенно верно, если учесть, что Outlook доступен везде через Outlook.com (ранее Hotmail), бесплатную веб-версию Outlook. Вы можете войти в систему, используя свои рабочие или учебные учетные данные, и иметь доступ к своей учетной записи в любом месте, где есть подключение к Интернету. И вы можете сэкономить время, собирая все свои электронные письма в одном месте, поскольку Outlook может координировать несколько учетных записей электронной почты (например, вашу учетную запись Gmail) в один почтовый ящик.

То же самое касается вашего календаря — вам не нужно выбирать между календарем Google и Outlook. Просто синхронизируйте их вместе. Когда вы мобильны, вы можете получить доступ к Outlook.com в своем браузере или загрузить приложение Outlook, которое поставляется в версиях для Android и iOS.

Файловая система Outlook очень гибкая. Вы можете создать столько папок, сколько вам нужно, чтобы координировать свои проекты и держать свой почтовый ящик (по крайней мере, почти) пустым. Вы также можете сохранять электронные письма на жесткий диск в нескольких форматах, включая PDF. Outlook существует уже много лет, и Microsoft регулярно совершенствовала и улучшала его. Неудивительно, что так много офисов используют его в качестве приложения для электронной почты и планирования.

Как настроить учетную запись Outlook

Если вы получаете электронную почту через свое рабочее место или школу, скорее всего, ваша учетная запись будет создана для вас кем-то другим. Вот как настроить собственную учетную запись с помощью Outlook.com. Сначала перейдите на www.outlook.com и нажмите Создать бесплатный аккаунт.

Первым шагом будет поиск имени для вашей учетной записи, которое не было занято другим пользователем Outlook.com. Outlook.com сообщит вам, если вы выберете дубликат.

Следующим шагом будет установка пароля. Конечно, вы должны выбрать длинный и сложный пароль, чтобы обезопасить свою учетную запись.

Outlook.com захочет узнать ваше полное имя, чтобы отображать, от кого приходят ваши электронные письма, без использования вашего адреса электронной почты.

Также запрашивается дата вашего рождения, поэтому на сайте Outlook.com не отображается контент, не соответствующий возрасту.

Наконец, вам нужно будет доказать, что вы настоящий живой человек, выполнив знакомый тест CAPTCHA. Следуйте инструкциям, чтобы продолжить.

Обычная процедура фотоидентификации докажет, что эта учетная запись не создана ботом.

Outlook.com теперь может создать совершенно новую учетную запись Outlook. Вы попадете прямо в папку «Входящие». Наслаждайтесь своей новой учетной записью Outlook.

7 функций Outlook и советы, которые вы должны знать

Outlook полон ярлыков и других умных функций, упрощающих его работу. Чтобы перечислить их все, понадобилась бы книга, а не статья. Но вот семь лучших практик, которые сэкономят время и нервы почти любому пользователю Outlook:

• Организуйте свои электронные письма в папки: Одна из первых вещей, которую вы должны сделать, чтобы настроить интерфейс Outlook, — это создать папки в соответствии с вашими потребностями. У вас может быть папка для электронных писем от конкретных людей, электронных писем на определенные темы или срочных электронных писем. То, как вы подаете свои электронные письма, полностью зависит от вас. Как бы вы их ни расположили, вы упростите рабочий процесс и сохраните управляемость своей папки «Входящие».
• Используйте почтовые шаблоны и Quick Parts: Вы можете создать шаблон из любого отправленного вами электронного письма, поэтому создавайте единственное в своем роде электронное письмо, которое вы отправляете все время. Быстрые части похожи на частичный шаблон, позволяя вам быстро вставлять в электронную почту текстовую строку, которую вы часто используете. Посмотрите в Новые предметы на вкладке «Главная», чтобы найти шаблоны электронной почты. Проверить Вставлять меню, когда вы открываете новое окно электронной почты, чтобы найти свою библиотеку Quick Parts.
• Используйте быстрые шаги: Quick Steps для команд Outlook — это то же самое, что Quick Parts для текста. Если вы обнаружите, что выполняете одну и ту же последовательность шагов каждый раз, когда получаете электронное письмо от определенного человека или отдела, запись последовательности в качестве быстрого шага позволит вам выполнить все команды за один шаг. Outlook поставляется с некоторыми стандартными быстрыми шагами, и вы можете записывать и использовать больше. Вы можете найти эту функцию в Outlook Дом вкладка
• Упомяните кого-либо, используя символ @ перед его именем: Этот совет поможет вам сэкономить время на получение ответа от получателя группового электронного письма. Если вы поместите символ @ перед чьим-либо именем, они будут уведомлены о том, что они были конкретно упомянуты в электронном письме. Надеюсь, это побудит их быстро прочитать письмо.
• Расписание доставки электронного письма: Вы можете указать Outlook отправлять электронную почту в определенное время, а не сразу. Это может быть очень полезно, если вы хотите, чтобы электронное письмо попадало в чей-то почтовый ящик, пока вас нет в офисе. Это также полезно, если ваша электронная почта зависит от сторонней информации, которая еще не была опубликована. Ищите эту функцию в Параметры меню окна составления письма.
• Настройте свои свайпы: Этот совет предназначен только для мобильных пользователей. Приложение Outlook позволяет настроить действие смахивания влево и вправо в электронном письме в папке «Входящие». Вы можете настроить его на быстрое удаление сообщения электронной почты, пометить его как прочитанное, отправить в определенную папку и т. д. Это значительно ускоряет регистрацию ваших электронных писем и помогает уменьшить размер папки «Входящие» до разумного размера.
• Откройте несколько окон Outlook: Нужно, чтобы вкладка «Календарь» и вкладка «Электронная почта» были открыты одновременно? Просто снова откройте Outlook из меню «Пуск». Обе вкладки будут работать.

Часто задаваемые вопросы